Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Obowiązuje od: 19 marca 2026 r.

§ 1. Definicje

1. Usługodawca — ZYNQ sp. z o.o., ul. Estetyczna 4, 43-100 Tychy, NIP: 6462979033, REGON: 384394091, KRS: 0000804450 (Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS), kapitał zakładowy: 5 000 zł, e-mail: kontakt@zynq.pl.
2. Platforma / ZYNQ — oprogramowanie udostępniane w modelu SaaS (Software as a Service) pod adresem app.zynq.pl, służące do zarządzania sprzedażą wielokanałową, zamówieniami, produktami, dokumentami handlowymi, wysyłkami oraz integracjami z zewnętrznymi platformami handlowymi.
3. Użytkownik — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z Platformy na podstawie Umowy. Użytkownikiem nie może być konsument.
4. Konto — zbiór zasobów przypisany do Użytkownika, identyfikowany adresem e-mail i zabezpieczony hasłem, za pośrednictwem którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Platformy.
5. Organizacja — podmiot gospodarczy zarejestrowany w Platformie przez Użytkownika, stanowiący kontekst prowadzenia działalności w ramach Usługi.
6. Członek Organizacji — osoba posiadająca Konto, której nadano dostęp do danej Organizacji z określoną rolą (Właściciel, Administrator, Członek).
7. Plan — wariant cenowy Usługi (Starter, Growth, Business, Enterprise) określający zakres dostępnych funkcji oraz limity ilościowe.
8. Okres Rozliczeniowy — miesięczny okres, za który naliczane są opłaty, rozpoczynający się w dniu aktywacji płatnego Planu.
9. Okres Próbny — okres nieodpłatnego korzystania z Platformy po utworzeniu Konta, umożliwiający zapoznanie się z funkcjami Usługi.
10. Licencja — prawo do korzystania z Platformy na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
11. Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem, zawarta na warunkach niniejszego Regulaminu z chwilą utworzenia Konta.
12. Serwis Zewnętrzny — platforma handlowa, firma kurierska, system fakturowy, hurtownia lub inny podmiot trzeci, z którym Platforma zapewnia integrację (np. Allegro, Amazon, InPost, DPD, DHL, KSeF).
13. Dni Robocze — dni od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–17:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki udostępniania Platformy oraz świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę.
2. Regulamin stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Platforma skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Tworząc Konto, Użytkownik oświadcza, że działa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej i nie przysługuje mu status konsumenta w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego ani art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.
4. Przed utworzeniem Konta Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu oraz Polityką Prywatności. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem korzystania z Platformy.
5. Integralną część Regulaminu stanowi Polityka Prywatności oraz Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Platformy wymaga:
   • urządzenia z dostępem do sieci Internet,
   • aktualnej wersji przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari lub Edge),
   • włączonej obsługi JavaScript oraz plików cookies,
   • aktywnego adresu poczty elektronicznej.
2. Usługodawca dokłada starań w celu zapewnienia ciągłości działania Platformy, jednakże nie gwarantuje jej nieprzerwanej dostępności.
3. Usługodawca jest uprawniony do prowadzenia planowanych prac serwisowych, które mogą powodować czasowe ograniczenie funkcjonalności lub niedostępność Platformy. O planowanych pracach Użytkownicy informowani są z wyprzedzeniem za pośrednictwem Platformy.
4. Elementy Platformy oznaczone jako “BETA” lub w inny sposób wskazujące na wersję testową mogą charakteryzować się niepełną funkcjonalnością, niestabilnym działaniem lub mogą zostać wycofane w dowolnym momencie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia takich elementów.

§ 4. Rejestracja Konta i dostęp

1. Utworzenie Konta następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego (imię i nazwisko, adres e-mail, hasło) oraz akceptację Regulaminu i Polityki Prywatności.
2. Hasło musi spełniać wymagania bezpieczeństwa: co najmniej 8 znaków, zawierające małą literę, wielką literę oraz cyfrę.
3. Z chwilą utworzenia Konta dochodzi do zawarcia Umowy pomiędzy Użytkownikiem a Usługodawcą.
4. Użytkownik zobowiązuje się do:
   • podawania prawdziwych, dokładnych i aktualnych danych oraz ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmiany,
   • zachowania poufności danych logowania i nieudostępniania ich osobom nieupoważnionym,
   • niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy w przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta.
5. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania wykonane z wykorzystaniem jego Konta, w tym działania osób, którym udostępnił dostęp w ramach Organizacji.
6. Każdy Użytkownik może uczestniczyć w wielu Organizacjach. Każda Organizacja może posiadać wielu Członków z odrębnymi rolami i zakresem uprawnień. Użytkownik odpowiada za konsekwencje nadania określonych uprawnień poszczególnym Członkom.

§ 5. Zawieszenie i usunięcie Konta

1. Użytkownik może w każdej chwili i bez podania przyczyny zainicjować usunięcie Konta za pośrednictwem modułu Pomoc lub kontaktując się z Usługodawcą.
2. Usługodawca jest uprawniony do zawieszenia Konta lub ograniczenia dostępu do Platformy w następujących przypadkach:
   • opóźnienie w regulowaniu opłat — do momentu uregulowania zaległości,
   • naruszenie postanowień Regulaminu — do czasu usunięcia naruszenia lub wyjaśnienia okoliczności,
   • uzasadnione podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta — do czasu weryfikacji,
   • podejrzenie korzystania z Platformy w sposób niezgodny z prawem — do czasu wyjaśnienia.
3. Konto zawieszone przez okres dłuższy niż 12 miesięcy może zostać trwale usunięte.
4. W okresie zawieszenia przepływ danych z Serwisami Zewnętrznymi zostaje wstrzymany. Zawieszenie nie powoduje usunięcia danych przechowywanych na Koncie.
5. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Po usunięciu Konta dane Użytkownika przetwarzane są wyłącznie w zakresie wynikającym z Polityki Prywatności oraz obowiązujących przepisów prawa.
6. Użytkownik powinien we własnym zakresie dokonywać cyklicznej archiwizacji danych przechowywanych w Platformie, a w szczególności zabezpieczyć dane przed usunięciem Konta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje braku archiwizacji.

§ 6. Zakres Usługi

1. Platforma udostępnia narzędzia do:
   • obsługi zamówień z wielu kanałów sprzedaży (Allegro, Amazon, Erli, Empik i inne),
   • zarządzania katalogiem produktów, stanami magazynowymi oraz cenami,
   • wystawiania i zarządzania dokumentami handlowymi (faktury, paragony, korekty),
   • integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
   • generowania przesyłek i etykiet kurierskich (InPost, DPD, DHL, Allegro WZA),
   • konfiguracji automatyzacji procesów sprzedażowych,
   • wysyłki wiadomości e-mail do kupujących na podstawie szablonów,
   • analiz sprzedażowych i raportowania.
2. Zakres dostępnych funkcji oraz limity ilościowe uzależnione są od wybranego Planu.
3. Usługodawca nie świadczy usług doradztwa prawnego, podatkowego, księgowego ani finansowego. Żadna informacja prezentowana w Platformie nie stanowi porady w tym zakresie.

§ 7. Plany i opłaty

1. Usługa dostępna jest w następujących Planach:
   • Starter (0 PLN/miesiąc) — do 100 zamówień/miesiąc, 100 SKU, 1 magazyn, czas odpowiedzi: 72h, archiwum danych: 6 miesięcy,
   • Growth (149 PLN netto/miesiąc) — do 500 zamówień/miesiąc, 5 000 SKU, 1 magazyn, czas odpowiedzi: 48h, archiwum danych: 24 miesiące,
   • Business (799 PLN netto/miesiąc) — do 5 000 zamówień/miesiąc, 100 000 SKU, 3 magazyny, czas odpowiedzi: 8h, archiwum danych: 36 miesięcy,
   • Enterprise (1 299 PLN netto/miesiąc) — bez limitu zamówień, 250 000 SKU, 5 magazynów, czas odpowiedzi: 12h, archiwum danych: bez limitu.
   Szczegółowy zakres każdego Planu, w tym limity i parametry SLA, dostępny jest w aktualnym Cenniku publikowanym na stronie zynq.pl.
2. Usługodawca oferuje opcje dodatkowe, w szczególności:
   • rozszerzenie limitu SKU (100 000+ SKU) — 399 PLN netto/miesiąc,
   • dodatkowy magazyn — 39 PLN netto/miesiąc.
3. Ceny podane są w kwotach netto. Do cen doliczany jest podatek VAT w stawce obowiązującej w dniu wystawienia dokumentu.
4. Opłaty naliczane są z góry za każdy Okres Rozliczeniowy. Rozliczenie odbywa się za pośrednictwem operatora płatności Stripe.
5. Użytkownik upoważnia Usługodawcę do wystawiania i doręczania faktur elektronicznych bez podpisu odbiorcy, na adres e-mail przypisany do Konta.
6. Usługodawca zastrzega prawo do modyfikacji cennika. O zmianach Użytkownicy informowani są z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana cennika nie wpływa na bieżący Okres Rozliczeniowy.
7. W razie opóźnienia w regulowaniu opłat Usługodawca jest uprawniony do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
8. Opłaty nie obejmują kosztów korzystania z Serwisów Zewnętrznych. Użytkownik samodzielnie reguluje zobowiązania wobec podmiotów trzecich.

§ 8. Obowiązki i odpowiedzialność Użytkownika

1. Użytkownik ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za:
   • prawidłowość wszelkich danych wprowadzonych do Platformy, w tym danych do faktur, danych adresowych klientów i danych produktowych,
   • sposób konfiguracji integracji z Serwisami Zewnętrznymi oraz za jej konsekwencje,
   • konfigurację reguł automatyzacji i ich skutki,
   • zgodność generowanych dokumentów handlowych z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
   • posiadanie stosownych upoważnień wymaganych do przesyłania faktur za pośrednictwem KSeF,
   • zapewnienie zgodności danych produktowych z wymogami regulacji GPSR (General Product Safety Regulation).
2. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Platformy w sposób zgodny z prawem, Regulaminem oraz dobrymi obyczajami.
3. Zabrania się wykorzystywania Platformy do:
   • dostarczania treści o charakterze bezprawnym,
   • podejmowania działań zmierzających do zakłócenia stabilności infrastruktury Platformy,
   • wykorzystywania skryptów, botów lub automatycznych narzędzi w sposób inny niż za pośrednictwem oficjalnego API udostępnionego przez Usługodawcę,
   • odsprzedaży Usługi lub udostępniania jej osobom trzecim bez zgody Usługodawcy.
4. W przypadku działań generujących nadmierne obciążenie infrastruktury, Usługodawca może zastosować mechanizmy ograniczające (rate limiting) lub czasowo zablokować dostęp do API.

§ 9. Ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy

1. Platforma stanowi narzędzie informatyczne wspierające prowadzenie sprzedaży internetowej. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wynikające z umyślnego niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy nie obejmuje:
   • utraconych korzyści, niezależnie od ich charakteru,
   • szkód pośrednich, w tym kosztów obsługi prawnej, audytów, inwentaryzacji, utraty danych, przerw w działalności, kar umownych wypłaconych przez Użytkownika osobom trzecim,
   • strat finansowych będących następstwem kalkulacji wykonanych w Platformie na podstawie danych i konfiguracji Użytkownika,
   • błędów w dokumentach handlowych spowodowanych nieprawidłowymi danymi Użytkownika,
   • różnic pomiędzy kursami walut prezentowanymi w Platformie (pochodzącymi z API Narodowego Banku Polskiego) a kursami stosowanymi przez instytucje finansowe,
   • skutków działania automatyzacji skonfigurowanych przez Użytkownika,
   • przerw, ograniczeń lub błędów w funkcjonowaniu Serwisów Zewnętrznych, w tym zmian w ich interfejsach API,
   • opóźnień w synchronizacji danych wynikających z ograniczeń technicznych Serwisów Zewnętrznych,
   • utraty danych będącej następstwem działania lub zaniechania Użytkownika,
   • konsekwencji przyjętych przez Użytkownika rozwiązań prawnych lub podatkowych, w tym dotyczących faktur, paragonów, stawek VAT, fiskalizacji — wszelkie tego rodzaju kwestie Użytkownik obowiązany jest konsultować z kompetentnym doradcą.
3. Usługodawca nie jest stroną umów pomiędzy Użytkownikiem a Serwisami Zewnętrznymi ani pomiędzy Użytkownikiem a jego klientami. Usługodawca nie pośredniczy w tych relacjach i nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie takich umów.
4. Odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady jest wyłączona.
5. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z jakiegokolwiek tytułu wynikającego z Umowy nie może przekroczyć sumy opłat faktycznie uiszczonych przez Użytkownika w Okresie Rozliczeniowym bezpośrednio poprzedzającym zgłoszenie roszczenia.

§ 10. Siła wyższa

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w zakresie, w jakim jest to spowodowane wystąpieniem siły wyższej.
2. Za okoliczności siły wyższej uznaje się w szczególności:
   • klęski żywiołowe (powódź, trzęsienie ziemi, pożar, epidemia),
   • konflikty zbrojne, zamieszki, stany nadzwyczajne, sankcje międzynarodowe,
   • cyberataki, w tym ataki DDoS, ransomware lub inne naruszenia bezpieczeństwa infrastruktury,
   • awarie lub przerwy w działaniu dostawców infrastruktury (serwery, łącza internetowe, centra danych),
   • przerwy w dostawie energii elektrycznej,
   • zmiany przepisów prawa lub decyzje organów administracji publicznej uniemożliwiające realizację Usługi.
3. W przypadku wystąpienia siły wyższej Usługodawca zobowiązuje się do podjęcia rozsądnych działań w celu ograniczenia jej skutków oraz powiadomienia Użytkowników o zaistniałej sytuacji.

§ 11. Kalkulacje i dokumenty handlowe

1. Wszelkie kalkulacje cenowe, wyliczenia VAT, przeliczenia walutowe oraz inne obliczenia realizowane przez Platformę mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.
2. Kursy walut pobierane są z publicznego API Narodowego Banku Polskiego (NBP). Usługodawca nie gwarantuje ich aktualności w czasie rzeczywistym. Mogą one odbiegać od kursów stosowanych przez banki i inne instytucje finansowe.
3. Dokumenty generowane w Platformie (faktury, paragony, korekty, dokumenty magazynowe) tworzone są na podstawie danych i konfiguracji wprowadzonych przez Użytkownika. Użytkownik jest zobowiązany do zweryfikowania poprawności każdego dokumentu przed jego zatwierdzeniem, wysłaniem lub wydrukowaniem.

§ 12. Integracje z Serwisami Zewnętrznymi

1. Platforma umożliwia połączenie z Serwisami Zewnętrznymi (Allegro, Amazon, Erli, Empik, InPost, DPD, DHL, KSeF i inne). Korzystanie z integracji wymaga posiadania aktywnego konta u danego podmiotu oraz spełnienia jego wymagań.
2. Aktywując integrację, Użytkownik wyraża zgodę na przepływ danych pomiędzy Platformą a danym Serwisem Zewnętrznym w zakresie wynikającym z konfiguracji. W razie braku zgody na taki przepływ Użytkownik powinien dezaktywować integrację.
3. Serwisy Zewnętrzne przetwarzają dane jako odrębni administratorzy, niezależnie od Usługodawcy. Usługodawca nie odpowiada za regulaminy, polityki prywatności ani ograniczenia Serwisów Zewnętrznych.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za awarie, ograniczenia lub zmiany interfejsów API Serwisów Zewnętrznych skutkujące przerwami w synchronizacji danych.

§ 13. Licencja i własność intelektualna

1. Na czas obowiązywania Umowy Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, w zakresie wyświetlania, uruchamiania i korzystania z funkcji Platformy za pośrednictwem przeglądarki internetowej (dalej: “Licencja”). Licencja nie obejmuje prawa do udzielania sublicencji.
2. Platforma, jej kod źródłowy, interfejs graficzny, architektura, baza danych, dokumentacja techniczna oraz wszelkie materiały powiązane z Usługą stanowią wyłączną własność intelektualną Usługodawcy i podlegają ochronie na gruncie prawa autorskiego.
3. Poza zakresem Licencji Użytkownikowi nie przysługują jakiekolwiek prawa do Platformy ani jej elementów.
4. Dane wprowadzone przez Użytkownika do Platformy pozostają własnością Użytkownika.
5. Użytkownik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Usługodawcę nazwy firmy Użytkownika w materiałach informacyjnych i marketingowych (np. lista klientów) — chyba że Użytkownik zgłosi sprzeciw drogą elektroniczną.

§ 14. Dane i prywatność

1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem /legal/privacy.
2. W zakresie, w jakim Użytkownik powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych swoich klientów (kupujących), zastosowanie mają postanowienia Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
3. Użytkownik jest zobowiązany do przedstawienia osobom, których dane osobowe wprowadza do Platformy, odpowiedniej klauzuli informacyjnej zgodnej z RODO.
4. Usługodawca może wykorzystywać zagregowane, zanonimizowane dane statystyczne dotyczące korzystania z Platformy (np. liczba zamówień, liczba produktów) do celów analitycznych i rozwojowych. Dane te nie umożliwiają identyfikacji poszczególnych Użytkowników ani ich klientów.

§ 15. Rozwiązanie Umowy

1. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie, bez podania przyczyny.
2. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę poprzez zainicjowanie usunięcia Konta. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • istotnego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika,
   • korzystania z Platformy w sposób niezgodny z prawem,
   • działań na szkodę Usługodawcy, innych Użytkowników lub infrastruktury Platformy.
4. Po rozwiązaniu Umowy dane przechowywane są wyłącznie w zakresie wynikającym z Polityki Prywatności oraz obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych wymagających przechowywania dokumentacji przez okres 5 lat.
5. Rozwiązanie Umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku uregulowania zaległych opłat.

§ 16. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą funkcjonowania Usługi za pośrednictwem modułu Pomoc w Platformie lub drogą elektroniczną na adres: kontakt@zynq.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   • dane identyfikacyjne Użytkownika (adres e-mail przypisany do Konta),
   • opis okoliczności stanowiących podstawę reklamacji, w tym opis stanu faktycznego i moment wystąpienia problemu,
   • oczekiwany przez Użytkownika sposób rozwiązania.
3. Reklamację należy zgłosić w terminie 60 dni od wystąpienia okoliczności będącej jej podstawą albo 30 dni od powzięcia przez Użytkownika informacji o tej okoliczności — w zależności od tego, który termin upłynie wcześniej.
4. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia. Termin ten może ulec wydłużeniu, jeżeli rozpatrzenie wymaga uzyskania od Użytkownika dodatkowych informacji.
5. Po wyczerpaniu postępowania reklamacyjnego Użytkownikowi przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na zasadach ogólnych.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu.
2. O zmianach Użytkownicy informowani są drogą elektroniczną (na adres e-mail przypisany do Konta) z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin publikowany jest również w Serwisie.
3. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu w życie zmienionego Regulaminu jest równoznaczne z akceptacją nowych postanowień.
4. Użytkownik, który nie wyraża zgody na zmiany, powinien zaprzestać korzystania z Platformy i usunąć Konto przed datą wejścia zmian w życie.
5. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do zmian Cennika.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Do spraw nieuregulowanych Regulaminem stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny oraz ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z Umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. Każda ze stron może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Umowy na podmiot trzeci wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą drugiej strony. Powyższe ograniczenie nie dotyczy przeniesienia praw przez Usługodawcę na podmiot powiązany lub następcę prawnego.
4. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne — w całości lub w części — nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień. Strony zobowiązują się zastąpić takie postanowienie innym, jak najbardziej zbliżonym do pierwotnego celu.
5. Umowa, wraz z Regulaminem, Polityką Prywatności i Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, stanowi całość porozumienia pomiędzy stronami w zakresie korzystania z Platformy i zastępuje wszelkie wcześniejsze uzgodnienia w tym przedmiocie.